Voyage de la société FC en matière de Planification Intégrée de l’Entreprise (PI) - Partie 2

05 mars 2019

Par Liam Harrington et Anne Marie Kilkenny, associés chez Oliver Wight

Nous en sommes maintenant à trois semaines et nous mettons les équipes de conception en route. Il s'agit d'une tâche très importante, ainsi que d'un rôle critique dans le développement d'un processus de Planification Intégrée de l’Entreprise qui fonctionnera efficacement au FC. Les équipes de conception seront également des agents de changement qui introduiront les nouvelles méthodes de travail dans l'organisation. Chaque équipe de conception est composée de représentants de plusieurs fonctions. D'après notre expérience, cela est essentiel pour fournir la meilleure conception possible pour l'entreprise et cela aide vraiment à améliorer la communication et à briser la pensée en silo. 

L'analyse de rentabilité est claire et a été approuvée. Les améliorations ciblées sont convaincantes et ont été communiquées. Malgré cela, trouver les bonnes personnes ayant suffisamment de temps pour faire le travail correctement a été un grand défi. En particulier, nous avons du mal à trouver les bons responsables pour chaque équipe de conception. 

Il est souvent difficile de convaincre les membres de l'organisation de libérer du temps pour y parvenir. On a parfois l'impression d'être dans un cercle vicieux : ils sont tellement pris par les problèmes à court terme qu'ils ne peuvent pas consacrer du temps à développer le processus qui les aidera à gérer le long terme. Pourtant, s'ils ne le font pas, ils ne sortiront jamais de la lutte contre les incendies à court terme et continueront à faire trop de promesses et à ne pas tenir leurs engagements envers leurs principales parties prenantes. 

Il est très utile que nous puissions nous référer aux discussions de l'exécutif et à la communication de leur atelier où ils ont dit (et sont sérieux !) que c'est la chose la plus importante à faire et la priorité pour tout le monde. Nous sommes en mesure de le rappeler lorsque des personnes clés disent qu'elles n'ont pas le temps de diriger ou de participer à l'une des équipes. La semaine dernière, Rachel, la présidente de la division Consommateurs, s'est engagée à diriger l'équipe de conception de la demande. Cette seule action a envoyé un message très fort à toute l'entreprise. L'organisation réfléchit maintenant beaucoup plus sérieusement à la manière de se donner l'espace nécessaire pour que cela se produise.

Nous avons fait quelques progrès après deux semaines difficiles, mais c'est un moment difficile pour nous. Nous avons vu le "film" d'une mise en œuvre réussie à de nombreuses reprises dans de nombreuses organisations différentes. Même s'il est évident que toutes ne sont pas identiques, il y a des clés du succès, des choses qu'il faut faire, des choses dont nous savons qu'elles ne fonctionneront pas, des voies sans issue dont nous savons qu'elles n'aboutiront pas et des compromis qui font plus de dégâts que l'une ou l'autre des alternatives.

Ici, comme dans de nombreuses mises en œuvre, nous avons des gens qui voient le film pour la première fois et qui veulent changer la trame de l'histoire, supprimer certaines des parties les plus difficiles et croire qu'ils obtiendront quand même le résultat souhaité. Il est difficile de trouver un équilibre entre le fait de laisser les organisations apprendre à leurs dépens et celui de leur dire ce qu'elles doivent faire. Le changement est un processus de type "faites-le vous-même", et si les gens sont aliénés par ce qu'ils perçoivent comme des consultants malins, cela n'aide personne. C'est pourquoi l'éducation est si importante - elle permet aux gens de changer leur façon de penser et de décider par eux-mêmes. Cela n'empêche pas les erreurs volontaires, mais avec les bonnes relations, nous pouvons les réduire au minimum.

Cette organisation est riche en talents. Maintenant que nous sommes sur le point d'avoir les bonnes personnes pour diriger et participer aux équipes de conception, nous pouvons commencer à nous réjouir de ce qu'elles vont nous apporter. Sara et Alex, le PDG et le directeur financier, ont été très clairs dans toutes leurs communications : ils attendent beaucoup du processus et de la valeur qu'il apportera au CF. La prochaine étape consiste maintenant à éduquer les équipes de conception afin qu'elles comprennent le processus et ce qu'il faut pour le réaliser et qu'elles partagent la compréhension, les attentes et l'enthousiasme de l'équipe de direction. Ensuite, nous pourrons passer à l'application de l'excellence dans l'environnement du CF par le biais du processus de conception. Nous pouvons nous attendre à des points de résistance supplémentaires bien sûr dans les ateliers.

Nos attentes sont élevées, celles de l'équipe dirigeante du FC le sont également. C'est parti !

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