Parcours de la Planification Intégrée de l’Entreprise (PI) de la société FC - Partie 3

02 mai 2019

Par Liam Harrington et Anne Marie Kilkenny, associés chez Oliver Wight

Si vous avez lu le dernier blog, vous savez que nous avons eu un peu de retard pendant que les équipes de conception du planification Intégrée de l’Entreprise étaient finalisées. Il y a eu quelques changements et échanges de dernière minute, mais maintenant nous sommes à fond dedans ! L'organisation a bien communiqué sur le programme, en expliquant simplement et clairement le pourquoi, le quoi et le comment - en particulier le lien avec la stratégie (le Playbook en langage FC). 

32 personnes ont été sélectionnées pour faire partie des quatre principales équipes de conception, une pour le produit et le portefeuille, une pour la demande, une pour la chaîne d'approvisionnement et une pour la réconciliation intégrée. Il a également été convenu de mettre en place un groupe de travail axé sur la gestion du changement. Il s'agira de garantir une communication efficace tout au long du programme et d'aider les équipes de conception à réfléchir à la manière de mettre en œuvre le changement et les nouvelles méthodes de travail. Le moment venu, ils aideront également les équipes à mettre en place une approche et un contenu d'éducation en cascade.

Le responsable du programme est Dirk Corbijn. Dirk sera également le responsable du processus IBP. Sara van den Berg, la directrice générale, est la championne et a déjà démontré le sérieux avec lequel elle prend ce rôle, notamment en résolvant les débats sur les ressources des équipes de conception. L'autocratie est parfois utile !

Tous les membres de l'équipe de conception ont maintenant suivi la formation IBP. J'ai été frappé de constater à quel point les sessions de formation sont différentes lorsque les gens viennent pour un "coup d'œil" - une évaluation initiale pour savoir si ce processus peut être utile - par rapport aux sessions de l'équipe de conception où les gens viennent pour apprendre et ensuite appliquer presque immédiatement cet apprentissage dans leur organisation. Il y avait beaucoup de questions ! Beaucoup de ces questions étaient pour nous. Il y a eu de très bons défis et de grands débats de la part de personnes qui veulent sincèrement faire du bon travail. Il est à noter que certains des défis n'étaient pas vraiment pour nous ou même à propos de l'IBP. Ce n'est pas rare. Très souvent, le problème soulevé n'est pas le vrai problème et est lié à une frustration sous-jacente, un manque de confiance et bien sûr la peur de l'inconnu. De nombreuses personnes accueillent favorablement le changement, mais la plupart le craignent s'il menace d'une manière ou d'une autre la sécurité de leur position dans l'organisation. Comme toujours, chaque personne de l'équipe FC se trouve à un point différent de la boucle du changement. Dirk a trouvé cela difficile, il avait besoin de comprendre que c'était normal qu'il ne connaisse pas toutes les réponses maintenant !

Etienne, le vice-président des RH pour les consommateurs, a été choqué par certains des mythes et des anciens paradigmes qui étaient encore visibles malgré un effort de communication important au cours de l'année dernière concernant l'introduction du FC Playbook. Je suppose qu'il est vrai que vous devez dire quelque chose aux gens 7 fois et de 7 manières différentes", a-t-il déclaré.

De nombreuses questions portent sur la manière dont nous gérons la transition des pratiques actuelles vers un environnement de classe A. Les participants s'accordent à dire que la bonne chose à faire est de se concentrer sur le long terme et de ne pas se focaliser sur le budget. L'IBP signifie que nous allons enfin mettre en œuvre la stratégie, mais comment gérer la transition lorsque les nouvelles méthodes de travail ne sont pas encore en place ? C'est un véritable défi pour les dirigeants du CF. Ils doivent prendre des décisions clés sur ce qui va être supprimé et faire preuve d'ouverture quant aux processus parallèles qui pourraient être temporairement nécessaires. Certains membres de l'équipe financière appréhendent la situation, mais sont très motivés par l'objectif de supprimer le processus budgétaire. Ils se sont portés volontaires pour faire quelques "devoirs" avant les ateliers de conception.

Stefanie (vice-présidente du marketing, HORECA), Helen (vice-présidente de la chaîne d'approvisionnement, HORECA tag) et Nadia (vice-présidente du marketing industriel) ont toutes connu le fonctionnement de l'IBP à un bon niveau dans des entreprises précédentes. Elles étaient parfois un peu frustrées par le rythme - elles voulaient simplement aller de l'avant. En même temps, leurs collègues avaient l'impression qu'ils essayaient de les presser, ils avaient besoin de comprendre ! Cela fait partie du défi du changement - obtenir l'adhésion de tous, maintenir une dynamique suffisante sans laisser personne derrière.

Il est intéressant de voir que certains l'ont déjà vu et savent ce qu'ils veulent voir, mais qu'ils ne réalisent pas que tout le monde a besoin de faire son propre voyage personnel à travers le changement. 

L'un des aspects les plus intéressants de ces séances d'éducation a été d'assister à des moments de réflexion extraordinaires. De grandes idées ont été générées par certains des plus grands débats. Nous sommes impatients de les approfondir dans les ateliers de conception !

Donc, jusqu'à présent, tout va bien et nous nous situons dans la "fourchette normale" des expériences. Les choses vont se réchauffer lorsque nous entrerons dans la conception proprement dite et que les gens devront donner de leur temps et se montrer pour que le changement se produise, donner de leur temps et ne pas reculer.

Des moments passionnants nous attendent.

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