Le PAI est-il votre principal processus de planification ?

22 mars 2019

Récemment, j'ai travaillé avec plusieurs entreprises du secteur de la santé, qui sont toutes aux prises avec le même problème. Bien qu'elles aient développé et mis en œuvre un processus de Planification Intégrée de l’Entreprise (PI), elles continuent d'exécuter un processus de prévision trimestriel distinct pour répondre aux besoins de leurs "maîtres".

Au début de leur parcours IBP, ces entreprises ont adopté le concept d'une "série de chiffres", issus de leur processus IBP, en comprenant que cette approche permet une prise de décision éclairée, une précision accrue et répond ainsi à toutes les exigences de l'entreprise. Cependant, elles constatent aujourd'hui qu'à la demande des mêmes dirigeants de l'entreprise, un processus de prévision trimestriel supplémentaire est nécessaire pour obtenir un "ensemble différent de chiffres".

Non seulement cela entraîne une duplication importante d'activités sans valeur ajoutée et une frustration considérable, mais les multiples séries de chiffres remettent fondamentalement en question le principe fondamental de l'"unique série de chiffres" de l'IBP. Par essence, la PCI est reléguée au rang de simple "processus" de planification des activités, plutôt que de processus de planification des activités.

Alors, que peut-on faire ? Il y a deux domaines clés qui doivent être gérés efficacement :

1. Gestion des opportunités et des vulnérabilités
2. Réconciliation intégrée

Gestion des opportunités et des vulnérabilités
Il n'y a jamais eu qu'une seule version de la "vérité" et une entreprise doit être gérée sur cette base. En établissant une structure de collaboration inter-organisationnelle et en éradiquant les méthodes de travail SILO, l'IBP crée "l'ensemble unique de chiffres" et fournit "la vérité telle que nous la connaissons" utilisée pour diriger l'organisation. Les processus ascendants du produit, de la demande et de l'offre doivent fonctionner selon cet ensemble unique de chiffres, en définissant le "résultat le plus probable", ainsi que les opportunités et les vulnérabilités environnantes.

Les opportunités sont définies comme des activités génératrices de valeur qui ne sont pas actuellement incluses dans le résultat le plus probable. Les vulnérabilités identifient les hypothèses/plans inclus dans le résultat le plus probable qui présentent un certain niveau d'incertitude. Combinées, les opportunités et les vulnérabilités identifient le niveau d'incertitude du "plan du résultat le plus probable" actuel sur l'horizon du PCI, et permettent d'envisager une série de résultats alternatifs. En outre, les "propriétaires" de ces opportunités et vulnérabilités identifient l'investissement, les ressources et le soutien qui seraient nécessaires pour rendre leur réalisation plus ou moins probable.

Réconciliation intégrée
L'un des principes clés de la PCI est que les problèmes et les lacunes doivent être résolus au niveau le plus bas possible de l'organisation ; en d'autres termes, tous les problèmes ne doivent pas être portés à l'attention de l'équipe de direction. 

L'équipe qui travaille sur le processus de rapprochement intégré est souvent composée des facilitateurs de l'examen du portefeuille, de l'examen de la demande, de l'examen de l'offre, des partenaires commerciaux de la finance et du responsable du processus IBP. Elle reçoit le plan des résultats les plus probables de chaque processus, ainsi que les opportunités et les vulnérabilités identifiées, y compris l'activité requise pour les rendre plus ou moins probables.

Si le résultat le plus probable reste le plan "vérité telle que nous la connaissons", l'équipe de réconciliation intégrée peut procéder à des ajustements et à des réalignements et élaborer des plans de scénarios basés sur les opportunités et les vulnérabilités identifiées. À ce stade, ces options sont transmises au Management Business Review, où des décisions sont prises :

- Actions visant à combler les lacunes identifiées
- Actions visant à atténuer les risques significatifs par rapport aux derniers plans présentés
- Actions visant à positionner l'organisation de manière à saisir toute opportunité identifiée au-delà du dernier plan.
- Les prévisions doivent être envoyées à l'entreprise conformément aux exigences des prévisions trimestrielles.

Avantages
La valeur de cette approche est importante :

- Il garantit que l'entreprise est toujours en mesure de faire le lien entre son plan IBP et les prévisions trimestrielles envoyées à l'entreprise.
- Il permet de comprendre parfaitement les actions et les investissements nécessaires pour réaliser les engagements décrits dans le plan.
- En n'utilisant que le rapprochement intégré et la revue de gestion pour répondre aux exigences de l'entreprise, il élimine les doublons et les activités sans valeur ajoutée des processus de base relatifs aux produits, à la demande et à l'approvisionnement.
- Il rétablit l'efficacité et un "ensemble unique de chiffres" dans l'entreprise.
- Elle fait de la PCI le processus de planification qui régit l'ensemble de l'entreprise.

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