Gérer le changement avec la planification tactique intégrée

06 mai 2020

Il ne fait aucun doute que la crise du coronavirus a suscité une recrudescence des critiques de salon dans le monde entier, les gens étant prompts à féliciter ou à critiquer leur gouvernement pour les plans d'action mis en place pour tenter de réagir rapidement et efficacement. Ces critiques existent aussi dans le monde des affaires. Tout le monde a une opinion, veut recevoir la dernière version de "la vérité telle que nous la connaissons" et a besoin de réponses - rapidement.

Si vous avez mis en place un bon processus de gouvernance quotidien et hebdomadaire - tel que la planification tactique intégrée - pour gérer l'exécution à court terme de vos plans et tout changement, assurez-vous de vous y tenir ! Ne le laissez pas s'emballer ou déborder en augmentant la fréquence, la portée ou le nombre de participants. Il se peut que vous deviez communiquer à un public plus large ou rendre l'information plus facilement accessible, mais un processus vraiment durable sera capable de gérer n'importe quelle crise. Les invités spéciaux à ces réunions peuvent être tolérés occasionnellement, mais comme toujours, quelqu'un qui regarde par-dessus votre épaule pendant que vous faites votre travail améliore rarement le résultat et vous met souvent très mal à l'aise. Personnellement, j'aime les systèmes WebEx qui vous permettent d'expulser quelqu'un d'un appel - c'est incroyable le nombre de fois où vous pouvez accuser la connexion Internet sans qu'ils s'en rendent compte !

Chaque secteur de votre entreprise doit être en mesure de répondre aux questions simples suivantes et d'assurer la communication avec les personnes concernées :

• Comment s'est passée la semaine dernière ? 
• Sommes-nous sur la bonne voie pour cette semaine ?
• Qu'est-ce qui est prévu pour la semaine prochaine ?
• Pouvons-nous continuer à suivre le plan du PEI ?
• Quels sont les principaux problèmes que je dois résoudre ? 

Vous devez disposer d'un forum où vous pouvez vous réunir pour discuter des questions clés qui doivent être résolues pour vous permettre d'exécuter efficacement le plan IBP initial, d'accepter les changements et de vous engager formellement dans les plans à venir jusqu'à ce que le délai d'exécution cumulé soit atteint. Si le changement est important, ce n'est qu'à ce moment-là que vous devez faire remonter l'information à la direction en formulant des recommandations et en demandant l'avis des personnes qui comprennent les détails et savent ce qui est possible. Et n'oubliez pas les actions et les améliorations. Nous pouvons apprendre énormément de choses de ce qui se passe en ce moment, que ce soit la manière dont nos opérations fonctionnent avec des volumes plus faibles ou des informations sur le marché que nous pouvons traduire en opportunités de vente ou en portefeuille de produits à l'avenir.  

De même, alors que l'extinction des incendies est souvent considérée comme la seule priorité sur laquelle vous devez travailler, comprendre à quoi ressemblera la nouvelle version de la normale peut vous permettre de reprendre le contrôle. Si nous savions avec certitude ce qui va se passer dans les prochains mois, nous gagnerions beaucoup d'argent en vendant la réponse et nous nous épargnerions de nombreuses nuits blanches, mais ce n'est pas le cas, nous devons donc créer des scénarios pour un éventail de résultats potentiels.

Demandez-vous continuellement :

• Quelle est la meilleure chose qui puisse arriver ?
• Quel est le pire qui puisse arriver ?
• Qu'est-ce qui est le plus susceptible de se produire ?

La réponse se situera, nous l'espérons, quelque part entre les deux, mais en élaborant ces plans et en les actualisant en permanence, vous éviterez de nombreuses surprises et serez en mesure de réagir avec agilité. Vous développerez également une réflexion cohérente entre les différents domaines fonctionnels et pourrez vérifier vos hypothèses au fur et à mesure que le temps passe. Par exemple, si vous êtes actuellement en arrêt et que vous avez épuisé votre stock de matériaux, savez-vous si le délai standard s'appliquera aux fournisseurs pour votre redémarrage ou s'ils doivent d'abord reconstituer leur propre stock ? Et qu'est-ce qui indiquerait que quelque chose est en train de changer ? Ces informations peuvent être transmises à votre processus de gouvernance - dites-lui ce qu'il faut surveiller et il pourra devenir votre système d'alerte précoce.

Si vous ne disposez pas encore d'un processus structuré et intégré qui vous aide à identifier et à gérer le changement, c'est le bon moment pour commencer à y remédier. Pour en savoir plus sur la planification tactique intégrée, téléchargez notre livre blanc gratuit et inscrivez-vous pour regarder notre webinaire à la demande, Taking Control During the Coronavirus Crisis.

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