Parcours de la Planification Intégrée de l’Entreprise (PI) de la société FC - Partie 5

18 septembre 2019

Par Liam Harrington et Anne Marie Kilkenny, associés chez Oliver Wight

Nous avons terminé les ateliers de conception en juin - cela semble bien loin maintenant ! Dans le dernier blog, nous avons parlé de l'examen de la gestion des affaires, du produit et du portefeuille et des ateliers de conception de la demande. Dans ce blog, pour compléter le tableau, nous allons relever quelques points clés des ateliers de conception restants.  

Le quatrième atelier de conception s'est penché sur le processus et la conception de la chaîne d'approvisionnement dans le contexte de la Planification Intégrée de l’Entreprise. Frank Wouters (EVP Supply Chain) est le responsable de ce flux de travail et, comme pour tous les autres, l'équipe de conception est interfonctionnelle. Nous faisons ce travail depuis de nombreuses années, mais nous sommes toujours surpris de constater à quel point les personnes qui ne travaillent pas directement dans la chaîne d'approvisionnement, et parfois même celles qui y travaillent, comprennent mal son fonctionnement. 

Il faut dire que l'atelier a démarré de manière un peu cahoteuse avec des accusations assez prononcées entre les ventes, la fabrication et la logistique. Il a fallu quelques interventions pour que nous nous mettions d'accord sur le fait que nous étions tous du même côté et que le but du programme était de résoudre certains de ces problèmes. Le défi suivant a été d'éloigner l'équipe de la pensée à court terme et de réfléchir aux considérations stratégiques pour la chaîne d'approvisionnement compte tenu des objectifs fixés par Sara et le reste de l'équipe de direction. Le fait que Frank ait pu confirmer la création d'un groupe de travail supplémentaire pour se concentrer sur l'exécution à court terme des plans IBP à long terme a été très utile. Après une première matinée difficile, il faut dire que l'équipe s'est vraiment concentrée sur les activités de conception et a produit des résultats de grande qualité, y compris d'excellents développements du processus de planification du portefeuille pour réduire les risques de certaines activités de test et de lancement. Plusieurs opportunités significatives de réduction des délais et d'agilité planifiée ont été identifiées lors des discussions de bout en bout au sein du groupe.  

Puis nous sommes passés à l'atelier de réconciliation intégrée. Cela peut être un défi pour les participants, car c'est souvent la partie qui leur est la moins familière, et ils essaient de rassembler l'ensemble du processus - et d'établir un calendrier pour le processus IBP, ce qui n'est jamais une tâche facile ! Nous avons eu une super expérience dans cet atelier. Alexandra Meijer, le directeur financier, est responsable du flux de travail de la réconciliation intégrée et travaille en étroite collaboration avec Dirk Corbijn, qui a été nommé responsable mondial de l'IBP. Alex a fait un excellent travail en définissant les attentes - et la barre était haute - mais en permettant ensuite à l'équipe de développer ses idées. Les défis sont clairs - et le sont devenus davantage avec chaque atelier, mais l'énergie, l'engagement et la concentration étaient incroyables.  

L'un des principaux défis consiste à finaliser le cadre du processus IBP de FC. Dans une grande organisation dotée d'une structure matricielle, la tentation peut être de compliquer à l'excès le processus et la structure. Nous avons travaillé sur ce point lors de chaque événement. L'équipe RI a décortiqué certaines des réunions supplémentaires qui avaient été ajoutées dans la conception de l'offre. FC a pris l'habitude, au fil des ans, d'ajouter des réunions pour tenter de résoudre des problèmes et des comportements, plutôt que de s'attaquer à la cause première. Un processus IBP efficace devrait réduire ou supprimer la nécessité d'un grand nombre de ces réunions - en particulier celles auxquelles les gens se rendent pour "découvrir des choses". La logique du cadre simplifié était saine, mais Dirk n'est pas impatient d'avoir une conversation avec Frank sur la suppression de certaines de ses réunions ! 

Un autre défi de cet atelier a été de faire en sorte que tous les membres de l'équipe se sentent à l'aise avec l'intégration des données financières dans l'ensemble du système IBP. Certains étaient encore bloqués dans le paradigme selon lequel le processus ne concernait que le volume, avant de procéder à un encaissement final (et hors ligne) à la fin. Alex est intervenue sur ce sujet en précisant que l'IBP serait la source du budget et des prévisions glissantes (dernières estimations) - il n'y aurait pas de processus autonomes supplémentaires pour ces éléments. En partant de cette prémisse et en remontant dans le temps, ils ont identifié ce qu'il faudrait changer pour y parvenir. La réponse implique des changements significatifs mais, comme l'équipe l'a reconnu, principalement dans la façon dont les gens pensent et le niveau de détail qu'ils demandent.

Toutes les équipes ont de longues listes d'actions sur lesquelles elles doivent travailler. Elles ont décidé de faire du mardi le "jour de la classe A" où elles progresseront dans leurs activités. Nous ferons le point avec elles dans quelques semaines. Nous sommes très enthousiastes car le niveau d'engagement a été très élevé, mais nous reconnaissons également que la tâche à accomplir est un défi en termes de temps et de difficulté. Nous avons conseillé aux équipes de conserver un sentiment d'urgence, mais de faire preuve de réalisme lorsqu'elles fixent les dates de livraison de leurs activités. Nous avons hâte de voir leurs progrès lors de notre prochaine visite !

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